Czy można żądać od pracownika uzasadnienia odejścia z pracy?
Rynek pracownika, rosnące znaczenie employer branding, chęć zatrzymania kluczowych pracowników, to tylko niektóre powody, dla których pracodawcy dociekają pobudek, jakie kierują pracownikami decydującymi się na rozstanie z zespołem.
Rynek pracownika, rosnące znaczenie employer branding, chęć zatrzymania kluczowych pracowników, to tylko niektóre powody, dla których pracodawcy dociekają pobudek, jakie kierują pracownikami decydującymi się na rozstanie z zespołem.
Nie da się ukryć, że w ostatnich latach mobilność zawodowa pracowników widocznie się nasiliła. Coraz częściej spotkać można się z rozmowami podsumowującymi współpracę, w trakcie których pracownik może przedstawić swoje spostrzeżenia dotyczące działalności organizacji, w tym czynniki dotyczące organizacji i zespołu, które być może skłoniły go do odejścia.
Czy jednak pracodawca może wprost zażądać od odchodzącego pracownika podania przyczyn rozstania, argumentując to swoim uzasadnionym interesem w postaci identyfikacji obszarów wymagających poprawy?
Na to pytanie odpowiedzi udzielił Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wskazał on, że katalog informacji, jakich pracodawca żądać może od pracownika został w sposób wyraźny określony w Kodeksie Pracy. Poza danymi enumeratywnie tam wymienionymi, wymagać można informacji koniecznych ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień.
Dodatkowymi podstawami prawnymi pozyskania innych danych są:
- niezbędność dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa oraz
- zgoda pracownika.
Poprawa standardów organizacji uzasadnieniem żądania przyczyn odejścia?
Przetwarzanie danych dotyczących okoliczności rezygnacji z pracy w oparciu o uzasadniony interes pracodawcy, jakim jest monitorowanie obszarów wymagających poprawy, w ocenie polskiego organu nadzoru wymaga wieloaspektowego podejścia.
Przede wszystkim, zamiar polepszenia atmosfery i warunków pracy może być podstawą przetwarzania jedynie tzw. danych zwykłych. Tymczasem za rozstaniem z pracodawcą przemawiać mogą również ściśle osobiste względy, w tym dotyczące zdrowia pracownika.
Te zaś już do zakresu danych szczególnych kategorii, które pracownik przekazać może jedynie z własnej inicjatywy. Oznacza to, że w sytuacji, gdy pracownik rezygnuje z pracy z przyczyn zdrowotnych – niezależnie od tego, czy są one znane pracodawcy – tylko sam zainteresowany może zdecydować o tym, że podzieli się z tą informacją z pracodawcą. Ten ostatni zaś nie może zabiegać o nią w żaden sposób. Warto podkreślić, że krajowy organ nadzorczy dość restrykcyjnie podchodzi do kwestii, kiedy mówić można o inicjatywie pracodawcy do pozyskania danych. Jego zdaniem, mamy z nią do czynienia już w sytuacji, kiedy pracodawca informuje pracownika o możliwości dobrowolnego podania takich danych.
Kluczowy test równowagi
Co więcej, zgodnie z motywem 38 RODO dane osobowe dotyczące przyczyn odejścia powinny być przetwarzane wyłącznie, gdy celu ich gromadzenia (poprawy jakości miejsca pracy) nie można w rozsądny sposób osiągnąć innymi sposobami. Dodatkowo art. 6 ust. 1 lit. f) RODO nie pozwala na pozyskanie tego typu informacji w sytuacji, gdy nadrzędny charakter wobec interesów pracodawcy mają interesy lub podstawowe prawa i wolności pracownika jako podmiotu danych, wymagające ich ochrony.
Zgodnie z zaleceniami Grupy Roboczej art. 29 – pracodawca chcący pozyskać informacje nt. odejścia danego pracownika w oparciu o swój uzasadniony interes, w ramach dobrej praktyki, zanim jakiekolwiek dane w tym zakresie zostaną zebrane, może przedstawić mu informacje uzyskane w wyniku testu równowagi. Chodzi tu o przedstawienie, że zamiar poprawy działania organizacji stanowi w danych okolicznościach cel nadrzędny wobec praw i wolności pracownika. Celem tego jest zachowanie rzeczywistej przejrzystości przetwarzania danych wymaganej przepisami RODO. Nietrudno jednak stwierdzić, że wykazanie takiej nadrzędności w praktyce okazać może się bardzo trudne.
A co ze współpracownikami?
Ograniczenie przetwarzania danych szczególnych kategorii dotyczącego tego, z czyjej inicjatywy mogą być one przekazane wynikające z przepisów KP dotyczy jedynie pracowników sensu stricto. Czy oznacza to, że informacji o powodach odejścia (nawet tych bardzo prywatnych) można swobodnie żądać od osób zatrudnionych w oparciu o umowy cywilnoprawne?
Należy pamiętać, że tutaj również podmiot zatrudniający jako administratora danych obowiązują zasady przetwarzania, w tym dotyczące testu równowagi oraz oparcia na właściwej podstawie prawnej.
Ponadto, należy zaznaczyć, że w żadnym z opisywanych przypadków, pracodawca nie ma możliwości – a nawet prawa – wyciągnąć od odchodzącej osoby żadnych konsekwencji z tytułu odmowy podania powodów rozstania. W szczególności niedopuszczalnym byłoby uzależnienie od tego rozliczenia z pracownikiem lub wydania mu świadectwa pracy.