Polityka szkoleniowa – nowy obowiązek pracodawcy już od sierpnia

Polityka szkoleniowa obowiązująca w organizacji to element zarządzania zespołem, jaki pracodawcy będą musieli zrewidować wraz z wejściem w życie przepisów Dyrektywy w sprawie przejrzystych warunków pracy. Poniżej tłumaczymy, na czym obowiązek ten polega i kiedy wywiązać powinni się z niego polscy pracodawcy.
Nowe obowiązki pracodawcy dotyczące szkoleń

Zgodnie z projektowaną nowelizacją Kodeksu Pracy wynikającą z implementacji ww. Dyrektywy, pracodawca nie później niż 7 dni od dnia zatrudnienia pracownika do pracy, obowiązany będzie do pisemnego poinformowania go m. in. o:

  • prawie do szkoleń zapewnianych przez pracodawcę, w szczególności o liczbie przysługujących pracownikowi dni szkoleń w roku kalendarzowym;
  • polityce szkoleniowej pracodawcy.

Co więcej, w odniesieniu do szkoleń niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub na określonym stanowisku, będą musiały odbywać się wyłącznie na koszt pracodawcy i w miarę możliwości, w godzinach pracy uczestniczącego w nich pracownika. Czas szkoleń poza godzinami pracy wliczać ma się natomiast do czasu pracy. Dotyczyć będzie to jednak tylko szkoleń do przeprowadzenia, których pracodawca będzie obowiązany na podstawie:

  • układu zbiorowego pracy;
  • regulaminu ustalanego z przedstawicielami pracowników;
  • przepisów prawa;
  • umowy o pracę.

i w przypadku szkoleń odbywanych przez pracownika na podstawie polecenia przełożonego.

Czym jest polityka szkoleniowa?

Wprowadzane nowelą przepisy nie definiują pojęcia polityki szkoleniowej, co już na etapie ich wdrażania w organizacji budzić może wątpliwości praktyczne. Niewątpliwie najlepszym rozwiązaniem jest opracowanie jej w formie wewnętrznego dokumentu adresowanego i dostępnego dla wszystkich pracowników. Zgodnie z wymogami dyrektywy określać powinna ona w szczególności:

  • szkolenia konieczne dla wykonywania określonej pracy, zapewniane na równych zasadach wszystkim pracownikom, w tym korzystających z elastycznych form zatrudnienia (niepełny etat, umowa terminowa, praca hybrydowa itp.);
  • gwarancję, że koszty niezbędnych szkoleń nie obciążają pracownika ani nie będą potrącane z jego wynagrodzenia;
  • odbywanie szkoleń w miarę możliwości w godzinach pracy uczestniczących pracowników;
  • liczbę przysługujących danym pracownikom (lub ich kategoriom) szkoleń w danym roku kalendarzowym;
  • zasady i procedurę kierowania pracowników na szkolenia, potwierdzania udziału w nich oraz ich ukończenia;
  • zasady udziału w szkoleniach z inicjatywy pracowników – w tym dot. wnioskowania o nie, partycypacji w kosztach, itp.
Co musi zrobić pracodawca?

W organizacjach, w których dotychczas brak było wypracowanej polityki szkoleniowej, konieczne będzie jej stworzenie w sposób odpowiadający unijnym wytycznym. Tam, gdzie zasady szkoleń są już w sposób usystematyzowany opracowane, konieczne będzie ich zrewidowanie i ewentualne dostosowanie do nowych regulacji. Dotyczy to w szczególności zasad dostępności i odbywania szkoleń.

Warto zauważyć, że Dyrektywa w sposób sztywny reguluje jedynie szkolenia obowiązkowe – na podstawie przepisów lub polecenia pracodawcy. Nie ma jednak przeszkód, by polityka szkoleniowa w miejscu pracy określała również zasady dostępności i korzystania ze szkoleń dodatkowych, o które wnioskują sami pracownicy, a które w całości lub w części sfinansować może pracodawca. Również w odniesieniu do nich warto uregulować sposób odbywania, zwłaszcza jeśli pokrywać miałyby się z godzinami pracy.

Wszyscy pracodawcy natomiast obowiązani będą informować pracowników o dostępności i zasadach szkoleń i to już w początkowym etapie zatrudnienia. Każdorazowa zmiana zasad szkoleniowych w firmie również powinna zostać niezwłocznie przekazana do wiadomości zespołu.

Ja powinna wygląd prawidłowa polityka szkoleniowa?

Polityka szkoleniowa w organizacji nie musi mieć postaci formalnego dokumentu, w szczególności w formie regulaminu. Niewątpliwie jednak jej usystematyzowanie w jednolitej formie zapewni większą przejrzystość i przystępność dla pracowników.

Konstruując politykę szkoleniową w organizacji pamiętać należy, że nie może ona naruszać zakazu dyskryminacji i nierównego traktowania. Istotne więc, by jakiekolwiek odmienności w dostępie do szkoleń wynikały z przyczyn obiektywnych. Kryteriami problematycznymi są tu w szczególności: wiek, staż zatrudnienia, przebywanie na urlopach związanych z rodzicielstwem, umowa terminowa, itp.

Błędnie stworzona, a co za tym idzie realizowana, polityka szkoleniowa narazić może bowiem pracodawcę na roszczenia finansowe pracowników, który poczują się nierówno traktowani w zakresie dostępu do szkoleń, ich przydatności, czy zasad partycypacji w kosztach. By tego uniknąć, zawczasu należy przyjąć rozwiązania pozwalające zniwelować potencjalne ryzyka w tym zakresie.

Kiedy wejdą w życie obowiązki dotyczące polityki szkoleniowej?

Dokładna data wejścia w życie nowych obowiązków w zakresie polityki szkoleniowej nie jest dotychczas znana. Przepisy Dyrektywy nakazują ich implementowanie w poszczególnych państwach UE do 2 sierpnia 2022 r., jednak polskie przepisy nowelizujące Kodeks Pracy w tym zakresie jest aktualnie na etapie projektowania. W odniesieniu do indywidualnych pracodawców więc obowiązek wdrożenia i informowania pracowników o obowiązującej polityce szkoleniowej – niezależnie od terminu zakreślonego w Dyrektywie – nastąpi nie wcześniej niż z wejściem w życie noweli KP, czego prawdopodobnie spodziewać można się w okresie wakacyjno-jesiennym.

r.pr. Agata Majewska