
Nowa – piąta część akt osobowych dla kontroli trzeźwości
Przepisy wprowadzające do Kodeksu Pracy kontrolę trzeźwości i pracę zdalną wchodzą w życie odpowiednio 21 lutego i 7 kwietnia 2023 r. Oznaczają dla pracodawców nie tylko zmiany organizacyjne i finansowe, ale również te dotyczące zmian w dokumentacji pracowniczej – w tym, w jej najważniejszej części – aktach osobowych.
Nowa część „E” akt osobowych
Początkowo, na etapie uchwalania nowelizacji KP zastanawiano się, w jaki sposób i gdzie pracodawca powinien przechowywać informacje dotyczące prowadzonej kontroli trzeźwości i te związane z wykonywaniem pracy zdalnie. W toku prac legislacyjnych ustawodawca zdecydował się rozszerzyć w tym celu akta osobowe o kolejną część „E”.
Znajdować mają się w niej dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości lub obecności środków działających podobnie do alkoholu. Część „E” zawierać ma informacje dotyczące:
- kontroli trzeźwości przeprowadzonej przez pracodawcę – datę, godzinę i minutę badania oraz jego wynik wskazujący na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości;
- badania przeprowadzonego przez Policję lub Straż Miejską – imię, nazwisko i PESEL badanego, datę, godzinę i minutę badania oraz jego wynik;
- kontroli na obecność w organizmie środków działających podobnie do alkoholu, przeprowadzonej przez pracodawcę;
- kontroli na obecność w organizmie środków działających podobnie do alkoholu, przeprowadzonej przez służby.
Jak prowadzić część „E” akt osobowych?
Zgodnie z założeniem rozporządzenia, dokumenty dotyczące każdej kontroli prowadzone mają być w oddzielnych częściach, które numerowane mają być kolejno jako „E1”, „E2” itd.
Dane związane z kontrolą trzeźwości lub obecności substancji działających podobnie do alkoholu, co do zasady będą mogły być przechowywane w aktach osobowych maksymalnie rok. Może on wydłużyć się, jeśli dane te stanowić będą np. podstawę do zastosowania kary porządkowej lub materiał dowodowy w postępowaniu przed sądem.
Po tym okresie konieczne będzie usunięcie całej wydzielonej część dotyczącej danej kontroli oraz przyporządkowanie pozostałym częściom następujących po sobie numerów.
Poszerzona cześć „B”
Wprowadzana zmiana nie ogranicza się jednak tylko do dodania nowej części akt osobowych. W sekcji „B” znajdować powinno się oświadczenie pracownika, że zapoznał się z wewnętrznymi regulacjami dotyczącymi kontroli trzeźwości.
Część ta rozszerzona zostanie również o dokumenty dotyczące pracy zdalnej. Będą to odpowiednio:
- uzgodnienie pracy zdalnej;
- polecenie lub wniosek o okazjonalną pracę zdalną;
- oświadczenie o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej oraz zasadami BHP.
Jak najlepiej prowadzić dokumentację pracowniczą po zmianach?
Mnogość obowiązków związanych z wprowadzeniem do KP nowych instytucji oraz postępująca digitalizacja w kontaktach pracownika z pracodawcą nakazują rozważenie optymalnego sposobu dostosowania dokumentacji pracowniczej do aktualnych potrzeb.
Pamiętajmy, że może ona być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Co więcej, zmiana każdej z tych form może nastąpić w dowolnym momencie – z zachowaniem odpowiednich procedur przekształcenia postaci poszczególnych dokumentów. Dodatkowo, wybrana forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie jest wiążąca w stosunku do całości dokumentów. O ile akta osobowe w całości muszą mieć jednolitą postać (papierową lub elektroniczną), to pozostałe części dokumentacji mogą być prowadzone w innej postaci.
Warto pamiętać również o tym, że przepisy wprowadzające pracę zdalną wprost wskazują, że wszelkie oświadczenia pracodawcy lub pracownika, dla których dotychczas wymagana była forma papierowa, składane będą mogły być również elektronicznie.
r. pr. Agata Majewska